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目上の人へのメール 書き出しで「お疲れ様です」は失礼!?各位に様はNG?

上司にお礼のメールをする男性

今の時代、会社やプライベートでも、メールのやり取りをすることって多いですよね。

書きたいと思ったときにパッとかけて、しかもすぐに送信できるメールは、手紙などにくらべて手軽で本当に便利なものです。今や生活には欠かせないといっても過言ではありませんね。

そんなとっても便利なメールですが、そのマナーについて、悩んでしまうことありませんか?しかも、次の部分については、特に悩んでしまうのではないでしょうか・・・。

上司など目上の人へ出すメールの、出だしの部分

では、これを一体どんな風に書き始めればよいのでしょうか?今回はそんな上司へメールを送る場合の文頭の挨拶について見ていきたいと思います。


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上司に「お疲れ様です」は失礼!?

上司にお礼のメールをする男性
労をねぎらう言葉として日常よく使用される「お疲れ様です」や「ご苦労様です」などの言葉。

これらは基本的に、次のように使用する言葉とされています。

「お疲れ様です」⇒上司や同僚に対して使用する言葉
「ご苦労様です」⇒目下の人に対して使用する言葉

そのため、厳密にいうと、上司のメールに「お疲れ様です」を使用しても間違いではないというのが正解になるようです。

しかし、印象として、特に年配の上司のなかには失礼だと感じる方も多くいらっしゃるとか。そのため、言葉の使用方法が間違っているというよりも印象の問題として、あまり使用しない方が無難かもしれません。

じゃあ、上司へのメールの文頭の書き出しをどのようにしたらいいのかということが気になりますが、「通常の場合」と「もらったメールへの返信である場合」に場合分けして考え、次のように書き始めるようにすると失礼にはならず、要件もスムーズに伝えることができるようになるのではないでしょうか。

『通常の場合』

「お世話になります。」
「メール拝読いたしました。」

※「お疲れ様」という言葉を入れない。

『もらったメールへの返信である場合』

「かしこまりました。」
「承知いたしました。」

いかがでしょうか。

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各位に様はNGなの?

仕事関係のメールなどで、大勢の人にメールする場合に使用する「各位」という言葉。この各位の意味や使い方について勘違いしてしまう場合も多いのではないでしょうか。

本来「各位」とは、次のようなものだとされています。

大勢の人を対象として、その1人1人に対する敬称として使用される言葉で、大勢の人に一斉に出すお知らせや通達などに使用するもの

たとえば「○○関係各位」と書かれたメールを受け取った場合は、「○○関係の皆様」という意味になりますし、単に「各位」と書かれている場合は「皆様」という意味になります。

では、たまに見かける「各位様」という書き方はどうかというと、

・・・「皆様様」という意味になってしまいますね。

というわけで、この使い方は誤りになるワケです。

「各位」だけだと何かそっけないような気がして、思わず「各位」に「様」をつけてしまいそうになりますよね。

でも、使い方としては間違いとなりますので注意しましょう。

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上司へのメール、書き出しの文例

上司へのメールの前に落ち着く一杯のコーヒー
上司へのメールは主に、業務における連絡や、何かしていただいたことへのお礼が多いかと思います。

しかし、お客様へのメールとは違いますので、必要以上に丁寧に失礼のないように気を付けることよりも業務がスムーズに滞りなく進むことを心がけるのが大切です。(もちろん失礼のないように気を付けるのも大切ですが・・・)

ですので、メールの書き出しとしては、次のように簡潔で分かりやすい文面で、書き始めるのが良いでしょう。

「○○の件について報告いたします。」
「ご連絡ありがとうございます。」
「○○につきまして、お心遣いいただき有難うございます。」
「表題○○の件ですが、」
「○○の件、了解いたしました。」

そして、何よりも大切なのは、連絡するべきことや、もらったメールへの返信など、メールをする必要がある場合には、なるべく迅速に対応するということ。上司へのメールを丁寧にどう書こうかと悩むあまり、なかなか書き進まず、対応が遅れてしまっては元も子もないですよね。

そのためにも、上司へメールする場合の失礼のない文面については、何パターンか準備しておくとよいかもしれません。

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まとめ

いかがでしたでしょうか?

日頃から何気なくやり取りしているメールですが、こうして改めて見てみると色々な書き方がありますね。ボクも社会人になって15年以上経ちますが、なるほどと反省する点もチラホラありました・・・(´Д⊂グスン

上司へのメールの書き方や各位の使い方について見直し、スムーズなメールのやり取りから、仕事の効率化や円満な職場環境づくりにつなげていくことができると良いですね。

もし良かったら、参考にしてみてくださいね。