今の時代、会社やプライベートでも、メールのやり取りをすることって多いですよね。
書きたいと思ったときにパッとかけて、しかもすぐに送信できるメールは、手紙などにくらべて手軽で本当に便利なものです。今や生活には欠かせないといっても過言ではありませんね。
そんなとっても便利なメールですが、そのマナーについて、悩んでしまうことありませんか？しかも、次の部分については、特に悩んでしまうのではないでしょうか・・・。
上司など目上の人へ出すメールの、出だしの部分
では、これを一体どんな風に書き始めればよいのでしょうか？今回はそんな上司へメールを送る場合の文頭の挨拶について見ていきたいと思います。
上司に「お疲れ様です」は失礼！？
労をねぎらう言葉として日常よく使用される「お疲れ様です」や「ご苦労様です」などの言葉。
これらは基本的に、次のように使用する言葉とされています。
「ご苦労様です」⇒目下の人に対して使用する言葉
そのため、厳密にいうと、上司のメールに「お疲れ様です」を使用しても間違いではないというのが正解になるようです。
しかし、印象として、特に年配の上司のなかには失礼だと感じる方も多くいらっしゃるとか。そのため、言葉の使用方法が間違っているというよりも印象の問題として、あまり使用しない方が無難かもしれません。
じゃあ、上司へのメールの文頭の書き出しをどのようにしたらいいのかということが気になりますが、「通常の場合」と「もらったメールへの返信である場合」に場合分けして考え、次のように書き始めるようにすると失礼にはならず、要件もスムーズに伝えることができるようになるのではないでしょうか。
『通常の場合』
「メール拝読いたしました。」
※「お疲れ様」という言葉を入れない。
『もらったメールへの返信である場合』
「承知いたしました。」
いかがでしょうか。
各位に様はＮＧなの？
仕事関係のメールなどで、大勢の人にメールする場合に使用する「各位」という言葉。この各位の意味や使い方について勘違いしてしまう場合も多いのではないでしょうか。
本来「各位」とは、次のようなものだとされています。
たとえば「○○関係各位」と書かれたメールを受け取った場合は、「○○関係の皆様」という意味になりますし、単に「各位」と書かれている場合は「皆様」という意味になります。
では、たまに見かける「各位様」という書き方はどうかというと、
・・・「皆様様」という意味になってしまいますね。
というわけで、この使い方は誤りになるワケです。
「各位」だけだと何かそっけないような気がして、思わず「各位」に「様」をつけてしまいそうになりますよね。
でも、使い方としては間違いとなりますので注意しましょう。
上司へのメール、書き出しの文例
上司へのメールは主に、業務における連絡や、何かしていただいたことへのお礼が多いかと思います。
しかし、お客様へのメールとは違いますので、必要以上に丁寧に失礼のないように気を付けることよりも業務がスムーズに滞りなく進むことを心がけるのが大切です。（もちろん失礼のないように気を付けるのも大切ですが・・・）
ですので、メールの書き出しとしては、次のように簡潔で分かりやすい文面で、書き始めるのが良いでしょう。
「ご連絡ありがとうございます。」
「○○につきまして、お心遣いいただき有難うございます。」
「表題○○の件ですが、」
「○○の件、了解いたしました。」
そして、何よりも大切なのは、連絡するべきことや、もらったメールへの返信など、メールをする必要がある場合には、なるべく迅速に対応するということ。上司へのメールを丁寧にどう書こうかと悩むあまり、なかなか書き進まず、対応が遅れてしまっては元も子もないですよね。
そのためにも、上司へメールする場合の失礼のない文面については、何パターンか準備しておくとよいかもしれません。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
日頃から何気なくやり取りしているメールですが、こうして改めて見てみると色々な書き方がありますね。ボクも社会人になって15年以上経ちますが、なるほどと反省する点もチラホラありました・・・(´Д⊂ｸﾞｽﾝ
上司へのメールの書き方や各位の使い方について見直し、スムーズなメールのやり取りから、仕事の効率化や円満な職場環境づくりにつなげていくことができると良いですね。
もし良かったら、参考にしてみてくださいね。
「特に年配の方」？
大学教員です。学生が「今日は」や「メールありがとうございました」代わりに「お疲れ様」を使っていますが、メールでお疲れ様と冒頭で挨拶されることはないと思います。さっきに帰宅するときならいいですが、いきなり？僕の疲れは学生が知るものではありません。ねぎらってくれるのは早いです。
武本Timothyさま
コメントありがとうございます。
今回の記事は、あくまでも会社という組織の中で一般的に使用されているものということで書かせていただきましたが、学校という組織でいうとそ武本Timothyさまのいうとおりかもしれませんね(^^)
ただ、私自身の過去を思い出してみると、すべての先生に対して「お疲れ様です」を使っていなかったかというとそうではなく、仲が良い先生に対して「お疲れ様です」という言葉を使っていた記憶はないですが、ちょっと距離が遠いと感じる先生には、使っていたような気がします。
心の距離にもよるのでしょうか・・・。
いま一度考えてみたいと思います。
ありがとうございました。
サイト拝見させていただきました。
先日上司にメールで
お世話になっております。
～様
でメールを送ったら逆に怒られました。
お疲れ様です でいいだろ と・・・
今後お世話になっておりますは使えないのですが、どうしてもお疲れ様ですはメールで使いたくないので質問です。
～の件でご報告があります。
のあと
相手先名前を入力するではないですか？
その時
～の件でご報告があります。
～様
凛です。
でいいんですかね…
どうしても文頭は相手を敬う考え挨拶を入れないと・・・と思ってしまいます・・・
きっと上司はかたくならないで気軽にと思ているのでしょうけど・・・
どうしたらよいでしょうか・・・？
凛さま
お問い合わせいただき、ありがとうございます。
返信が遅れて申し訳ありませんでした。
ボクの経験でいきますと、上司の考え方によって異なる場合があるので、
その上司の意向に沿うように使い分けていくしかないのでは？と思います。
（とても面倒だと感じてしまうかもしれないですが・・・。）
たとえば、ボクの上司の場合、○○部長 様とメールに記載すると、
「お前の上司なんだから、何で他人のようにメールするんだ？」と言われます。
たしかに、役職名には敬称が含まれていますので、正しい使い方ではありません。
でも、自分の上司であっても、上司を敬うという考えから
「○○部長 様」や「○○課長 様」というのは普通に使われていますよね？
凛さまのお問い合わせにありました、「お世話になっております。」という言い回しは
凛さまがおっしゃっているように“かたいイメージ”がありますね。
加えて、自分の部下なのだから、お世話といいますか、面倒を見るなど、一切のことを
上司である自分がするのは当然のことだと思ってくれているかもしれないです。
そこで、「お世話になっております。」の代わりとして、
文頭でどのような言い回しを使うのかということですが、
もし「お疲れ様です」という言葉にどうしても違和感があるのであれば、
具体的にお世話になった事柄に対して感謝の意を述べるというのも１つだと思います。
「先日行われた、○○につきましては色々とご指導いただきありがとうございました。
▲▲の点がとても勉強になりました。今後業務に活かしていきたいと思います。
今後とも、よろしくお願いいたします。」
というような感じでしょうか。
ただ、上司は時間がないことが多いと思いますので、
メールの頻度などにもよりますが、用件を端的にメールすることが一般的だと思います。
また、「お疲れ様です」のような言い回しには、
通常あまり意味がなく、メール文頭の枕詞のようなものだとボクは思いますし、
加えて、部下のボクに「お疲れ様です」と言われたくもないだろうと考えていますので、
「○○部長
標記先日□□日に行われました▲▲の件につきましては・・・」
と、ボクの場合は「お疲れ様です。」も言わず単刀直入にメールすることが多いです。
そのうえで、お世話になったことがあったときは、
メールで用件を伝え終わったあと、最後に上記で用いた感謝の意を述べる例のように、
個別の事柄についてお礼を述べるようにしています。
長文になり、申し訳ありませんでした。
参考になりますでしょうか？？